Как комуникираме специалните събития в дигитални условия?

Лекция по време на онлайн старта на първата частна академия за специални събития в България – My Event Academy
Photo by Vitaly Sacred on Unsplash

 

В тази предизвикателна ситуация, в която ни постави COVID-19 пандемията комуникацията на специални събития се промени. За миг сякаш те бяха запратени в някаква прашна стая и не се знаеше дали ще ги пуснат от там. В следващия миг обаче те намериха начин да се трансформират, да се преродят, да преодолеят граници и трудности и да трумфират във виртуалните сцени. Какви са етапите на комуникация на специалните събития в новите условия и какви са елементите на невербалната комуникация, които е важно да имаме предвид, когато общуваме с аудиторията по време на специални събития в дигитални условия?

Аз силно вярвам, че именно специалните събития са най-ефективния начин на общуване между компаниите и техните потребители и най-атрактивния начин за предаване на правилните послания. Затова сега повече от всякога съм убедена, че специалните събития започват нова ера. Започват своя динамичен, интерактивен, дигитален и виртуален живот. Живот, с който ще включват повече хора и живот, в който ще използват повече инструменти и въображение.

Винаги съм казала че специалните събития създават особена емоционална връзка. И днес, в тези предизвикателни условия това не се е променило. Същността на събитията зависи от участниците, организаторите, поводът, компанията и разбира се бюджетните рамки. Тяхната заветна цел е и повече от всякога ще бъде разчупвайки стереотипа на ежедневието да въвлекат участниците в преживяване, което оставя следи.

Да, вече специалните събития никога няма да бъдат същите.

Най-малкото защото интеракцията е и ще бъде по-различна. Вече имаме и ще имаме възможност много повече от преди да посещаваме събития във всички краища на света. Да общуваме много по фокусирано с различни групи аудитории, да селектираме участниците по-ефективно и да предаваме по-атрактивно посланията. Защото тези предизвикателни обстоятелства активират въображението и ни отварят предизвикателни възможности.

Да, много събития бяха отложени през последния месец, но и много събития се преформатираха и се проведоха – в нова, различна, виртуална среда. Компании и организации впрегнаха всичките си усилия да покажат своята експертност и индивидуалност, емпатия и полезност. Защото чувството за полезност е един от най-силните инструменти за изграждане на лоялност и доверие.

Много от организаторите на събития се чудят как да развиват  своите комуникационни стратегии в момент, когато не можем да пътуваме и да се събираме на живо. Но ние можем да адаптираме подхода си към комуникацията на нашите специални събития.

Опитайте се да станете експерт в последователната, проактивна комуникация.

Участниците в нашите събития очакват полезна информация. Сега е момента да покажем експертност в дълбочина и в детайлите. Участниците в нашите събития днес повече от всякога очакват да научат реални полезни практики, които могат да приложат веднага.

Адаптирайте посланията си.

Направете ги персонални. Имайте предвид, че хората са изолирани и са си вкъщи. Не е добра идея да използваме послания като „Нека заедно да опитаме вкуса на тази напитка!“ Вместо това можем да кажем „Насладете се на вкуса в спокойната домашна атмосфера!“

ИЗОБРАЖЕНИЯТА

Добре е също да не използваме изображения и образи на големи тълпи, международна публика, ръкостискане и прегръдки. Обикновено подобно съдържание показва силата на общността, но в момента то може предизвика обратен ефект и асоциации със страха от разпространението на вирус.

СЪДЪРЖАНИЕТО

Поставете акцент върху образователното съдържание. Представете в детайли лекторите и презентациите в събитие. Покажете техните отличителни характеристики и отвлечете вниманието от ситуацията с вируса.

ИНФОРМАЦИЯ

Направете комуникацията информативна. Покажете анализ на  минали резултати, преглед на тенденциите в и обзор на най-новите световни новини.

АУДИТОРИЯТА

Помислете за аудиторията си. Къде се намират хората, които искате да се включат във вашето виртуално събитие? Какви са техните индивидуални предизвикателства? Дали е необходимо да преправите посланията към по-локализирана и регионална аудитория? Слушайте и следете ситуацията в конкретните браншове и региони и ако се налага – коригирайте своевременно.

ВЛИЯНИЕТО

Използвайте силата на социалното влияние. Насърчете лекторите или ключовите участници да се свържат със своите приятели, партньори и клиенти, за да популяризират събитието и да поканят повече хора да се включат. Използвайте препоръки от техни минали участия или клиенти. Разкажете истории за успеха на споделения опит и за актуалността на темата на събитието. Има събития, за които е достатъчно дори само да помолим някой авторитетен и известен човек да се регистрира и да сподели участието си – след това много други ще последват примера му.

СПОДЕЛЕТЕ ЗАЩО

Ако извънредната ситуация е наложила отмяна на физическо събитие, преместване на дата и локация – обяснете истината, споделете защо. Повечето хора знаят за трудностите пред събитийната индустрия и ще оценят искреността. Направете онлайн сесия, в която да споделите част или повече от това, което сте планирали. Правете видео разговори с лекторите, лай сесии в социалните мрежи с въпроси и отговори. Използвайте отлагането на събитието като инструмент да популяризирате повече неговите детайли – така, че да предизвикате повече интерес и очакване.

Привлечете партньори – медии и организации. Нека те ви помогнат информацията да достигне до повече хора. Направете мисията на събитието в кауза.

И разбира се – използвайте максимално всички комуникационни канали. Комбинирайте социалните мрежи, сайтове, блогове и видеа. Създайте общност на всички, за които вашето събитие е важно и направете така, че тази общност да пулсира с ритъма на събитието.

КАКВО КАЗВАМЕ БЕЗ ДУМИТЕ

Искам да обърна внимание и на начина, по който присъстваме в нашето виртуално събитие – в тази среда много от елементите на невербалната комуникация действат като през лупа.

Как изглеждаме? ­

Организирайки и реализирайки специално събитие в дигитална среда, често може би ние самите също ще сме вкъщи. Това по никакъв начин не неглижира нашето присъствие. Не е добре на бизнес семинар да се появим по халат. Ако сме лектори не е добре да сме по анцуг и с прическата, с която сме се събудили. Нека не превръщаме онлайн специалното ни събитие в интимна домашна среща. Покаже уважение към себе си и към аудиторията си.

Как звучим?

Микрофонът в онлайн звученето е доста по-различен от този в зала. Можем да направим посланията по- атрактивни само регулирайки тона си. Не викайте! Това, че говорите онлайн пред 100 човека не е като да говорите на стадиона.

Каква е средата около нас?

Постарайте се да декорирате пространството около себе си по време на онлайн събитието, така че да отговаря на темата и посланията му.

Ето и някой насоки:

  1. Имайте предвид, че пространството не е статично. Използвайте всичките му възможности – движете се ако можете, вкарайте дълбочина и перспектива.
  2. Помислете какви ще са преходите от една част на събитието към друга, от един лектор към друг.
  3. Осветлението и звукът подобряват изживяването – в онлайн среда това е повече от вярно.

Страхотните преживявания са мислени с реализирани с мащаб. Използвайте силата на дигиталния свят и направете своето събитие незабравимо.